سيستم دبيرخانه و اتوماسيون گردش اداری میتیدا   paperless

تعریف اتوماسیون اداری: 

 سیستم اتوماسیون گردش اداری به صورت paperless
 بوده و تمامی تبادلات نامه از مرحله ورود تا بایگانی به صورت
الکترونیکی انجام می گیرد. این سیستم با تکیه بر دانش بومی بر بستر ( platform )
قدرتمند برنامه نویسی .net تهیه و
تنظیم شده است. از جمله قابلیت های قابل اشاره سیستم میتوان به موارد زیر
اشاره کرد :

ثبت نامه
در انواع وارده صادره داخلی ( نوعهای یاد شده مبنا و سیستم قابلیت تعریف
نوعهای جدید را بر اساس استانداردهای موجود ،  دارا می باشد.

قابليت ها و امكانات
عمومي سيستم اتوماسیون
اداری

ثبت كليه
مشخصات نامه هاي وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندي نامه، ارجحيت
نامه، موضوع نامه، تاريخ ثبت، شماره نامه، شماره انديكاتور، مضمون نامه،
رونوشت ها و ....

تعريف
چارت سازمان داخلي بصورت درختواره

تعريف و
ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت ها، ادارات و ...

امكان ثبت
نامه ها و پيوست هاي يك نامه اعم از: عطف، پيرو، بازگشت و ...

امکان
پيوست انواع فايل ها به نامه از جمله ........... ،  PDF،  EXE و
ارتباط با آن نرم افزارها

امكان
نمايش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعيين تعداد نامه قابل
نمايش در يك فرم

امکان
تنظيم  ستون هاي جدول  گزارش از نامه ها در صفحه اصلي به همراه چاپ و
انتقال آنها به نرم افزار  Wordو Excel

جستجوي
سريع بر اساس : موضوع، سازمان بيروني، سازمان داخلي، مضمون نامه، تاريخ
ثبت، شماره انديكاتور، تاريخ نامه، شماره دبيرخانه مركزي و يا حتي بر اساس
ارجاعات آن ... .

اصلاح
اطلاعات پايه درج شده در سيستم، مانند: انواع نامه ها (فاكس،تلگرام، دستي
و...)، انواع طبقه بندي (عمومي، عادي، محرمانه و ...)، ارجحيت نامه ( عادي،
فوري، آني) انواع وضعيت (اصل، كپي، المثني و ...)، سمت ها، دبيرخانه ها و
..

امكان
گروه بندي طرف مكاتبات سازمان جهت دسترسي سريع تر

امكان
دسترسي به نامه هاي پيرو و عطف هر نامه

امكان
رزرو شماره نامه

قابلیت
های ویژه :

 این سیستم دارای قابلیت های ویژه ای بوده
که آنرا از سیستم های اداری فعلی  متمایز می سازد :

گردش
الکترونیکی نامه از مرحله ورود به کارتابل تا مرحله بایگانی

قابلیت
تعریف اشخاص در چارت سازمانی بدین صورت که هر شخص می تواند در چند جای چارت
قرار گیرد.

قابلیت
ارجاع پرونده های کاری به شخص دیگر

قابلیت
رویداد نگاری سیستم ( آنالیز جزء به جزء کلیه اعمال )

محیط
بسیار زیبا و قابلیت تغییر محیط کار ( شکل و شمای کلی و همچنین رنگ محیط )

سهولت
کاربری

امکان
ویرایش تصویر در زمان ثبت تصویر نامه

جستجوی
سریع و قوی نامه

رزرو
شماره نامه

قابلیت
آرشیو نامه و بازگرداند

سيستم
شماره دهی نامه که براساس3 مطلب می باشد :

الف) دبيرخانه(ها)ی فعال

ب) فرمول تعريف نامه برای تعيين انديکاتور

ج) کدينگ­ها

الف) دبيرخانه(ها)ی فعال

    اين
سيستم بگونه­ای توسعه يافته است که قابليت استفاده از چند دبيرخانه مبرا در
زمان واحد را داراست. (لازم بذکر است که کليه عمليات سيستم نظير ارجاعات
نامه و سيکل گردش اداری براساس همين فرض و بصورت کاملاً جدا صورت خواهد
گرفت).

ب) فرمول تعريف نامه برای انديکاتور:

در زمان
ثبت دبيرخانه در سيستم از شما خواسته می­شود که فرمولی را برای دبيرخانه­ی
مورد نظر تعريف نماييد. اين فرمول می­تواند با استفاده از يک يا چند Pattern باشد.
ممکن است Pattern بکار رفته در اين زمينه تنها
شامل يک سريال باشد. (به مثال­های زير توجه شود):

پيشوند[Pattern
Enable]+سريال+پسوند[Pattern
Enable]

1387/---/الف|12

در مثال
فوق ابتدای هر شماره نامه (انديکاتور) عدد و علامت "1387/"، پس از
آن يک سريال "---" و پس از آن حرف، علامت و عدد "12|الف"
قرار خواهد گرفت.

لازم بذکر
است که اين سيستم، شماره انديکاتور را به ازای نوع­های مختلف نامه (شامل
وارده، صادره، داخلی، صادره پيرو وارده و ...) بصورت مجزا دنبال می­کند.
اين بدان معناست که چنانچه تا بحال 100 عدد نامه صادره ثبت شده و حال اقدام
به ثبت يک نامه وارده بنماييد، سيستم (طبق مثال بالا) عدد:

1387/1/الف|12

(با نوع
وارده) را به شما خواهد داد.

(لازم به
قيد است که پيشوند و پسوند در مثال نامه بالا شامل Pattern هم
می­باشد، به مثال زير ت

وجه شود:)

10/[Date]-[Hour] /---/الف|12

منظور اين
است که اگر تاريخ ثبت نامه بفرض 1387/01/12 و ساعت
ثبت 10 باشد، شماره اولين نامه بصورت زير خواهد بود:

10/1387/01/12-10/1/الف|12

 ج) کدينگ:

منظور از
کدينگ در سيستم، تعريف مبناها براساس استانداردها است. برفرض در قسمت کدينگ
امکان ثبت نوع نامه وجود دارد. (می­دانيم انواع اساسی نامه بصورت "وارده،
صادره، داخلی، صادره پيرو وارده" است). با استفاده از قوانين حاکم بر انواع
نامه­های فوق (نظير گيرندگان و فرستندگان)، شما قادر خواهيد بود، نوع جديد
نامه را تعريف نماييد. اين نوع جديد خود در قسمت ثبت نامه، انديکاتور
سريال خود را خواهد داشت.

 سيستم
دبيرخانه نرم افزاريست توانا براي مديريت امور دبيرخانه سازمان ها و شركت
هاي مختلف با قابليت هاي بسيار، امنيت بالا و كاربري آسان با مزيت بررسي
كارتابل.

در اين
سيستم ثبت و گردش كليه مكاتبات سازمان بصورت الكترونيكي و بي نياز از جا به
جايي فيزيكي نامه انجام  مي شود. تصوير اصل
نامه ها و يا هر گونه سند ديگري در اين سيستم به روش الكترونيكي آرشيو مي
شود.  سيستم دبيرخانه بدون کاغذ
نهیب  با برچيدن روشهاي سنتي و سرعت بخشيدن به امور اداري باعث افزايش ضريب
اطمينان و دقت، در جهت جلوگيري
از اتلاف وقت و پراكندگي اسناد و همچنين ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات موجب
حركت به سوي استاندارد هاي نوين فن
آوري جهان در اين رابطه گرديده است

در كنار
تمامي قابليت هايي كه يك نرم افزار دبيرخانه بايد داشته باشد از ويژگيهاي
در خور توجه سيستم قابليت تعريف قالب نامه ها و قابليت خواندن اطلاعات مورد
نياز نامه از ديگر نرم افزار ها يا بانكهاي اطلاعاتي مي باشد.

اسكن و مدیریت بایگانی اسناد - اتوماسیون اداری

قابليت
اتصال به انواع اسكنرهاي تك برگي و دسته اي

امكان درج
محل فيزيكي نامه ها، پرونده ها و زونكن هاي بايگاني

امكان
ايجاد كپي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در زونكن هاي مختلف

انجام
عمليات بايگاني نامه و طبقه بندي اسناد بر اساس دسته بندي و زونكن هاي
مختلف

امكان Scan تصاوير
با فرمتهاي Jpg و Tiff و ذخيره
آنها در بانك اطلاعاتي سيستم

امكان
خواندن تصاوير نامه ها به صورت گروهي با اسكنر هاي Feeder

امكان
ويرايش در تصاوير  مانند چرخش، تعيين مقياس تصوير، برزگنمايي، كوچك نمايي،
پاراف و همچنين چاپ آن نامه در سايزهاي مختلف

فشرده
سازي حجم تصاوير نامه ها و جداسازي فايلهاي تصويري سالهاي گذشته جهت افزايش
سرعت سيستم

. . .

Word

 تايپ
نامه توسط ويرايشگر2007 و MS Word
2003

امكان
تعريف و ذخيره الگو و قالب هاي متنوع براي متن نامه ها در نرم افزار Word

ذخيره
قالب و متن فايلهاي Word در
بانكهاي اطلاعاتي سيستم جهت جلوگيري از آشفتگي و پراكندگي فايل متني نامه
ها

امکان
گروه بندي قالب نامه ها براي دسترسي سريع و اعطاي مجوز روي گروه قالب ها به
کاربران

قابليت
گزارشگيري و جستجوي كامل در متن فايل هاي Word   (مفهومي)

امكان
ارتباط با بانك هاي اطلاعاتي ديگر و درج اطلاعات در متن نامه

امكان
تعريف الگو و قالب هاي مختلف جهت تنظيم شماره انديكاتور براي هر دبيرخانه

امكان
تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي

امكان
صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي Word و Excel

گزارش از
دفتر انديكاتور

گزارش از
مكاتبات وارده ، صادره، داخلي و ...

امكان
گزارش گيري پويا بر اساس محدوده تاريخ ثبت، فرستنده، گيرنده، رونوشت، شماره
نامه، موضوع نامه، تعداد نامه هاي ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .

مديريت سيستم -اتوماسیون
اداری ا

تعريف يك
يا چند دبيرخانه متمركز و غيرمتمركز

تعريف پيش
کد  براي دبيرخانه جهت شماره گذاري نامه هاي صادره هر دبيرخانه

امكان
استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم

امكان
تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها

امكان
تغيير تنظيمات پيش فرض سيستم براي سهولت كار

امكان
پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و
زمان ثبت. (Log)

امكان
تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري
از خطاهاي كاربر

تهيه نسخه
پشتيبان(Backup) به صورت دوره اي و اتوماتيك

قابل اجرا
در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me)

تحت شبكه LAN و Windows2003
Server    و پايگاه داده اي SQL
Server2000 , 2005

امکان
ارتباط دو دبيرخانه و ارسال نامه از يک دبيرخانه به دبيرخانه ديگر حتي در
فواصل زياد

امكان
تغيير رنگ پنجره هاي پر كاربرد جهت كاهش خستگي كاربر

. . .

ليست امکانات کارتابل - اتوماسیون اداری

نمايش
تمامي ارجاعات و رونوشت هاي  در صفحه اصلي با امکان تفکيک آنها

نمايش
امکانات جستجو در کنار ليست نامه ها بر جستجوي سريع

امکان
تشخيص نامه هاي مشاهده شده و عکس آن

امکان
رويت مشخصات نامه با جابجايي روي ليست نامه بدون باز نمودن نامه

وجود نوار
ابزار کامل و کليدهاي ميانبر براي دسترسي سريع به ابزار

وجود
ساختار درختي کارتابل براي هر دبيرخانه  با امکان تفکيک نامه به صورت 
کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلي ،

رونوشت و
همچنين نمايش تعداد نامه هاي موجود در هر پوشه

امکان 
تفکيک و پيگيري نامه هاي ارجاع شده بصورت نامه هاي که افراد بعدي روي آنها
اقدامي نموده اند يا خير

امکان
مشاهده پاراف متني و تصويري آخرين شخص ارجاع دهنده نامه به شما

امکان
نمايش کليه سوابق ارجاع يک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف هاي متني
و تصويري روي آن نامه

ارجاع
نامه با پاراف متني و با استفاده از قلم نوري

انتخاب
شخص ارجاع شونده بصورت هاي مختلف از قبيل کدهاي ثابتي که به اشخاص در چارت
سازماني داده شده

(جهت
توزيع سريع نامه)، انتخاب از ليست پايين افتادني و و همچنين انتخاب از
ساختار درختي چارت سازماني وجود دارد.

ثبت
اتوماتيک تاريخ ارجاع و بايگاني پس از ارجاع

امکان درج
مهلت ارجاع نامه و همچنين انتخاب گزينه بايگاني نامه پس از ارجاع

امکان
مشاهده تصوير نامه هم از طريق آيکون تصوير در فرم اصلي برنامه و هم از طريق
صفحه مشخصات نامه

امکان
پاراف متني و تصويري با استفاده از قلم نوري بروي تصوير اسکن شده نامه ها

امکان
ارسال رونوشت از يک نامه به ديگر اشخاص در سازمان

امکان
پاسخگويي سريع نامه ها ي وارده با استفاده از گزينه جواب نامه ها

امکان
ارجاع، بايگاني و جواب نامه در صفحه نمايش اسکن تصويري نامه ها

امکان
مشاهده متن تايپي (Word) که به
نامه ها پيوست شده باشد.

امکان
مشاعده  ليست نامه به تفکيک شخص ارجاع دهنده از طريق انتخاب شخص از چارت
سازماني در کنار ليست نامه ها

امکان
تفکيک نامه هاي ارجاعي بصورت ( امروز، ديروز، هفته گذشته، ماه اخير و
ماههاي سال)

امکان
ايجاد بايگاني و زونکن هاي شخصي براي نامه بصورت درختواره

امکان درج
توضيحات و ويرايش روي پوشه هاي بايگاني، زونکن ها و نامه ها

امکان
جستجوي کدي و عبارتي از چارت بايگاني و چارت سازماني

ثبت پيش
نويس نامه (پيش نويس صادره) با درج فيلدهاي گيرنده، فرستنده، مضمون، تاريخ و
... و همچنين الصاق فايل Word نامه

ارجاع پيش
نويس نامه براي اشخاص ديگر و يا دبيرخانه براي درخواست شماره ي دبيرخانه و
ارسال آن به بيرون از سازمان

امکان ثبت
نامه هاي داخلي سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فايل تصويري يا متني (Word) و
ارجاع آن به کاربران کارتابل

قابليت
تنظيم ظاهر سيستم بدلخواه کاربر

امکان
انتخاب ستونهاي ليست نامه در فرم اصلي برنامه

امکان
تعريف کليدهاي ميانبر براي درج کلمات تکراري در پاراف و قسمتهاي ديگر
برنامه و يا انتخاب ليستي ازکلمات تکراري

امکان
مشاهده پيوستهاي نامه از قبيل Pdf و .
. .

امکان
تغيير سال در ليست نامه

تغيير
رمز کاربري و مواظبت از آن

ذخيره
ياداشت هاي شخصي با امکان درج تاريخ ايجاد و تفکيک ياداشتها بر اساس
تاريخ (امروز، ديروز، هفته گذشته و ...)

امکان
نمايش و چاپ کاربران فعال